Quelles sont les étapes d’un live streaming événementiel ?

Levez la main si vous préférez regarder une vidéo pour apprendre à nouveau quelque chose plutôt que le lire.

Allez, vous n’êtes pas les seuls, 59% des cadres préfèrent regarder des vidéos plutôt que de lire le texte. Et vraiment ce chiffre est logique tant la tendance de la vidéo vient à se développe ces dernières années.

Mais si vous ne savez pas comment vous y prendre pour organiser votre projet événementiel en live streaming, ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous apporter les bonnes étapes avant le jour j et même après. En effet, votre diffusion sur internet répond à un certain nombre d’étapes “avant”, “pendant” et “après” pour faire de celui-ci un succès aligné sur votre stratégie et du type d’événement que vous souhaitez réaliser. Pour cela, nous avons élaboré une liste de contrôle pour votre premier ou prochain événement diffuser en direct sur internet (live streaming).

Mais au fait, c’est quoi un live streaming événementiel ?

L’événement… c’est quelque chose de très spécial, un quelque chose qui n’a pas la persistance qu’ont ordinairement les choses, un quelque chose qui ressemble effectivement au contraire d’une chose.

Dans notre contexte, quand on se recentre sur les besoins des entreprises, il existe différents types d’événements d’entreprises destinés aux salariés, collaborateurs, partenaires et clients.

Dépendant de l’objectif de l’événement choisi, voici les différents types d’événements qu’une entreprise peut organiser :

• Conférence ou congrès
• Salon professionnel ou exposition
• Webinaire ou Master Class
• Lancement / Présentation produit
• Vœux, ouverture ou inauguration
• Team building ou séminaire
• Festivals de musique ou vidéo
• Événement sportif ou Challenge sportif
• Journée de formation ou Colloque

Nous ferons, dans un prochain article, une explication plus détaillée de ces différents événements. Mais pour faire simple, comme pour un événement classique, un live streaming respect un processus 3 phases : Avant / Pendant / Après

Avant votre événement

Votre live streaming réagit à certains codes similaires à un événement plus classique. Pour être optimum et avoir une audience maximum en termes de spectateurs, il est indispensable d’établir une stratégie digitale complète et efficace en amont.

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Vous devez régulièrement alimenter votre audience de contenus pour les incités à passer à l’action. Cette création de contenus (ou Snack content) : teaser, format cours de vidéo (20 à 30 secondes), articles, etc. Tout cela pour renforcer l’adhésion de votre marque auprès de vos différentes cibles. Cette stratégie pourra s’orchestrer sur un planning de 1 à 2 mois dans le but de créer un storytelling de votre événement durant toute la campagne d’acquisition à mettre en place :

Emailing

Une campagne e-mailing auprès de votre base de données historiques permettra d’annoncer le jour de votre événement et son contenu potentiel. Vous pourrez séquencer en plusieurs envois (annonce, relance avec contenu, save the date, etc.) mais aussi avec des scénarios différenciant selon les cibles (interne, partenaire, clients, presse, etc.). La qualité de la base de données est ici primordiale pour avoir un retour optimal.

Campagne publicitaire

Une campagne de sponsoring Google Ads optimisera votre nombre de vues le jour J, notamment auprès des prospects nouveaux et anciens (lead nurturing).

Animation des réseaux sociaux

Durant toute la période de campagne “avant le live streaming”, il faudra mettre en place une réelle stratégie de contenu. Sur la base de contenus internes et la création de nouveaux contenus spécifiques, vous devrez ensuite les relayer sur les réseaux sociaux auprès d’audiences ciblées, avec une certaine régularité (2-3 fois par semaine). Le principe étant d’éveiller progressivement sur l’intérêt de votre événement et d’assister à celui-ci au travers de vos canaux dont le live fait parti.

Jeu-concours

Les jeux-concours ont toujours donné un engagement fort notamment sur les réseaux sociaux. Un jeu-concours permet de communiquer indirectement sur votre événement et enrichir votre base de données de nouveaux contacts ou prospects potentiels.

Sponsoring de posts

Sponsoriser ses posts sur les réseaux sociaux est un accélérateur de visibilité sur votre audience cible.

Influenceurs

Les influenceurs sont un excellent moyen d’humaniser votre stratégie en amont de votre événement. En prenant la parole pour vous, ils étendent de fait votre audience potentielle.

Pendant votre événement

Se lancer dans le live streaming soulève de nombreuses questions :

• Comment faire entrer la vidéo de ma ou mes caméras directement dans mon ordinateur ?
• Comment monter ou passer d’une caméra à l’autre en direct ?
• Comment diffuser et envoyer la vidéo en direct sur internet ?
• Comment enregistrer et utiliser la vidéo après le live ?

Ce sont de nombreuses auxquelles nous avons répondu dans cet article :

Quel dispositif de captation ?

La première question à se poser est sur le dispositif de captation de son événement qui dépendra de la qualité et du rendu que vous souhaitez donner à votre événement. Un seul conseil, ne lésinez pas sur les moyens sur ce dispositif technique. En effet, il faut que le rendu soit dynamique et pour cela, il faut un nombre d’angles de vue conséquents via les caméras pour que ce soit généreux lors des montages vidéos en direct et diffusion différée. Cela générera moins de frustration par la suite.

Sur quelle plateforme diffuser ?

La seconde question à se poser est sur quelle plateforme effectuer sa diffusion sur internet. Sur ce sujet, il y a de nombreuses écoles, mais celui-ci dépend tellement de l’audience que vous souhaitez atteindre et la manière de commercialiser votre événement. Deux grandes solutions existent :

Plateforme de diffusion professionnelle

Son rôle sera de recevoir votre flux et le transmettre à votre public, en y apportant des fonctionnalités supplémentaires, notamment la gestion des fonctions de privacité avancées (qui doit voir votre direct ?), de l’interactivité avec vos spectateurs (tchat, questions / réponses, sondages, quiz, etc.), livraison auprès de vos spectateurs avec la plus grande réactivité, multi-stream vers plusieurs réseaux sociaux ou destination à la fois, passage de votre live en différé automatiquement, etc.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux, tels que YouTube, Facebook ou Twitter sont un excellent moyen d’étendre votre audience et rendre visible votre événement. Mais uniquement dans le cas où votre événement est public. Dans le cas contraire, nous ne pourrez pas maîtriser votre audience et surtout l’accès à votre streaming live.

Notre conseil : Offrez-vous de la flexibilité et des possibilités étendues pour s’adapter à vos besoins qui peuvent évoluer très vite, surtout en s’approchant de l’événement. Dans les deux elles, elles peuvent être complémentaires.

Quand diffuser votre live ?

Pour le jour et l’heure de diffusion, elle dépendra de votre cible… il suffit de l’étudier. Le challenge sera de diffuser au moment où elle sera plus propice d’être disponible pour regarder votre événement. Celle-ci variera également en fonction qu’il s’agisse de particuliers ou de professionnels. À vous de faire les bons choix, mais nous pouvons vous apporter des conseils et bonnes pratiques sur ce point.

Quel contenu prévoir pour votre direct ?

Un des points que l’on va chercher à minimiser pendant un direct est l’effet zapping ! Les questions que l’on peut ses poser sont “Comment conserver l’attention des spectateurs ? Comment éviter les distractions tierces durant tout votre événement ?

Comme tout autre événement, prévoyez un déroulé riche, cadré et rythmé :

• Communiquez sur votre programme ou thème
• Prévoyez un réel décor
• Soyez synthétique
• Optez pour un(e) présentateur (trice)
• Réduisez les pauses au maximum
• Innovez et alternez avec du contenu riche
• Profitez de votre plateau

Après votre événement

Même si votre événement est terminé, votre travail n’est pas terminé. Cela ne nous empêche pas de trinquer au succès de celui-ci, notamment pour les gros événements qui auront demandé une logistique complexe et préparation longue. L’idée sera de capitaliser sur la création de contenus réalisés lors de votre événement live, comme tout autre événement. Le live streaming à l’avantage d’être un support idéal et naturel pour la constitution de contenus (notamment vidéo) et l’engagement de votre communauté. Celui-ci sera porté par la qualité du dispositif initial de captation.

Faites donc vivre votre événement après grâce à :

Créer et monter des vidéos basées sur les captations et l’ensemble des rushs

À l’issue de votre événement, vous aurez la possibilité de créer de nombreuses vidéos sur chacun des domaines abordés (technique, prises de paroles, interviews, best of, etc.). Toutes ces vidéos pourront être mises en ligne sur votre site internet et vous servir dans stratégie digitale et de contenu à venir. Votre événement pourra ainsi continuer à vivre et générer des leads au service de votre prochaine date.

Faire live streaming et un événement traditionnel

Ces deux formats ne sont en aucun cas contraires, mais complémentaires. Durant cette période sanitaire assez complexe, le live streaming est revenu fortement sur le devant de la scène. Il apparaît dans la plupart des stratégies événementielles, même en dehors du confinement.

Il y a des avantages indéniables par sa capacité à atteindre un public plus large d’un côté, mais aussi pour la richesse de création de contenu de l’autre.

Votre live streaming sur internet est un ainsi plutôt perçu comme un réel investissement financier et d’outils dans le temps. N’hésitez pas à vous faire accompagner par uns société dont c’est le métier (depuis de nombreuses années) qui vous apportera ses conseils et son aide sur le pilotage de ce projet sur projet riche mais complexe !